Grave ud under stakkevis af papir kan virke som en skræmmende og uoverkommelig opgave. Lad os se det i øjnene, papir kan være skræmmende og overvældende. Og alt snak om en papirløse samfund er netop-snakken. Faktisk sikrer faxmaskinen, kopimaskine, printer derhjemme, daglig levering af e-mails og andre papir wielding angribere, bare om, at vi er på vej i den modsatte retning.

Papiret kommer ubarmhjertigt og uden advarsel, og det stopper aldrig kommer – regninger, forsikringspolicer, faxer, to-do lister, fakturaer, skatteoplysninger, brugermanualer, kvitteringer, ruter… Tilføje magasiner, brochurer, kladder, brochurer, breve, Kladder osv, og det er nemt at se, hvordan papir molehills hurtigt vokse ind i papir bjerge. Og her er den værste del – et eller andet sted i denne stadigt voksende mound af kaos ligger din virksomhed: vigtige telefonnumre, regninger, der skal betales, klienter, der kræver opmærksomhed, tilgodehavender, der har brug for at indsamle…

Før jeg hjælpe dig med at grave ud af papir rod, lad mig forsikre Dem om to ting:

Du er ikke alene.

Der er lys for enden 3tilbudmurere.dk/murerfirma/ af tunnelen.

Mit mål er at “unbury” du, ved at hjælpe dig til at pare ned og organisere dine papirer. Før vi begynder dog, lad mig foreslå, at du ikke forsøger at gøre alt på én dag. Arbejde i 1-2 timers bidder af tid.

Det første skridt sortering, hvis du vil sortere, vi har brug for nogle beholdere (jeg bruger Vasketøjskurve eller mælk kasser, men enhver bokse vil gøre). Mærke containerne i overensstemmelse hermed:

Tage aktion – noget, der kræver, at du gøre noget inden for de næste to uger. Omfatter regninger, aftaler, møder, osv.

Læs – omfatter enhver papir, nyhedsbrev, annoncering, magasin, osv. der kan indeholde oplysninger, du ønsker at læse. Hemmeligheden her er at skære det ud i artiklen, og smide resten af publikationen.

30 dage – omfatter ting, der skal gøres inden for 30 dage, men er ikke så kritisk som tage handlingspunkter, som skal ske inden for to uger. Omfatter regninger forfalden, aftaler, begivenheder, opgaver mv.

Fil – disse er arkiverede emner, der kræver ingen handling, men skal bevares. Omfatter kontrakter, kontoudtog, kvitteringer, garantier, produktinformation, skatteoplysninger mv.

Smide væk – noget, der er seks måneder gammel og kræver, at du ikke gør noget med en fra 3tilbudmurere.dk/murer-københavn.

Nu hvor vi har vores containere, lad os starte. Grab en stak papirer, og sortere det, placere hver papir i en passende beholder. Da du sortering efter generelle kategori, bør det går temmelig hurtigt. Være grundige, men hurtige. Nøglen er at røre hvert stykke papir kun én gang, og ikke at læse hver papir. Bare blik på det, og hurtigt sætte det ind i den rigtige beholder. Vi vil gøre en mere specifik form senere. For nu, vi laver en generel form og kassere papirkurven.

Det største spørgsmål er naturligvis, hvad man skal smide væk. Det enkle svar er at smide noget du behøver. Du skal spørge dig selv, “Har jeg virkelig brug for dette, og hvad er det værste der kan ske, hvis jeg smider det væk?” Jeg arbejdede med en person, som publicerede et lokale, specialiserede avis. Han ønskede at holde en eller to kopier af hvert problem, der er tilbage, men når vi sorteret hans papirer, vi har fundet 40-50 eksemplarer af hver. Vi fandt også poster af begivenheder, han var involveret i år siden, bryllupsbilleder, nogle af hans børns kunst, DVD udlejning kvitteringer, sidste års to-do lister, hans søns dåbsattest, titlen på hans SUV mv. Vi fandt også ejere manualer og kvitteringer for varer han ikke længere ejet, stakke af kontoudtog fra i 1980 ‘ erne og så videre. Husk, dette er dit arbejdsområde. For dig at være mest effektiv og professionel har dine papirer er i orden.

Ved nu, har du været igennem hver stak papir. Du sorteret korrekt, har du fem beholdere eller kasser med papirer skal indgives, og (sandsynligvis) en masse kasserede papir til genanvendelse. Tillykke med dit hårde arbejde og fremskridt. Ophold tunet, og jeg vil diskutere hvordan man opsætter et registreringssystem, og hvad de skal gøre med de papirer, du har sorteret